1. Identificación y alcance
Smartlab es la marca de SMART MARKETING Y COMUNICACIÓN, agencia de marketing, comunicación y desarrollo en Colombia, establecimiento de comercio de Daniel Jaramillo Pimentel, persona natural identificada con NIT 1116258678-3. El responsable de los datos que Smartlab trata para sus propios fines es: Daniel Jaramillo Pimentel, NIT 1116258678-3, propietario de SMART MARKETING Y COMUNICACIÓN, con dirección Calle 34 # 26-26, Tuluá, Valle del Cauca, Colombia. Área responsable: protección de datos personales. Canal: soporte@smartlabcol.com. Teléfono oficial: +57 312 745 4272. WhatsApp: +57 312 745 4272 (marketing) y +57 310 623 3690 (páginas de reservas).
Esta política se basa en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto Único 1074 de 2015, y las demás normas colombianas aplicables. Explica cómo se tratan los datos en el sitio de Smartlab y en la plataforma de reservas.
2. Roles: quién decide sobre tus datos
Datos propios de Smartlab
Smartlab actúa como responsable de los datos de sus negocios clientes, prospectos y contactos comerciales. Smartlab decide para qué y cómo trata esos datos, dentro de las finalidades informadas aquí.
Datos de clientes finales de cada negocio
Cada negocio que usa la plataforma es el responsable de los datos de sus clientes finales: decide las finalidades y los medios relacionados con sus citas y su relación comercial. Smartlab es el encargado: trata esos datos por cuenta del negocio y según sus instrucciones, para operar la página y las funciones contratadas. Smartlab no se convierte en responsable de esos datos por alojarlos o procesarlos. Debes dirigir al negocio tus solicitudes sobre tus citas, datos o relación con él. Smartlab puede trasladarle tu solicitud para que la atienda. Consulta cómo ejercer tus derechos.
3. Datos y finalidades
Datos tratados por Smartlab como responsable
Podemos tratar nombre, correo, celular, datos del negocio y datos de contacto de prospectos y negocios clientes para:
- Responder consultas, preparar cotizaciones y gestionar la relación comercial.
- Crear y administrar cuentas, configurar el servicio, dar soporte y comunicar cambios o novedades del servicio.
- Facturar, gestionar pagos de la suscripción, atender reclamos y cumplir obligaciones contractuales y legales.
- Proteger la plataforma, prevenir usos indebidos y mantener registros técnicos y de atención.
También podemos tratar nombres, fotos, horarios y otra información del equipo que el negocio cargue para mostrarla en su página, organizar su agenda y habilitar el acceso profesional. El negocio debe contar con la autorización y base legal necesarias para suministrar esos datos.
Datos tratados por Smartlab como encargado del negocio
Por instrucciones del negocio, la plataforma puede tratar nombre, celular, correo opcional, servicio, fecha y profesional de una cita, reseñas, datos de lista de espera y anticipos marcados. Se usan para:
- Crear, confirmar, reprogramar y cancelar citas.
- Permitir al cliente consultar o gestionar sus citas con celular y código.
- Enviar confirmaciones, avisos y recordatorios por correo o WhatsApp, según la configuración del negocio.
- Administrar reseñas, lista de espera, agenda, clientes y registros de anticipo del negocio.
- Generar y mostrar una tarjeta de la cita en Google Wallet o Apple Wallet cuando se use esa función.
- Dar soporte técnico al negocio y mantener segura y operativa la plataforma.
El anticipo se marca en el sistema como información de la cita. El pago va directamente al negocio por Nequi, Daviplata o transferencia; Smartlab no procesa el pago.
4. Autorización y datos sensibles o de menores
Cuando Smartlab actúe como responsable, solicitará autorización cuando la ley lo exija, salvo que aplique una excepción legal. Puedes pedir prueba de la autorización cuando corresponda. Cuando Smartlab actúe como encargado, corresponde al negocio informar a sus clientes, obtener y conservar las autorizaciones necesarias y publicar su propia política de tratamiento. El negocio debe dar aviso claro de que Smartlab opera la plataforma por su cuenta.
La plataforma no está diseñada para solicitar datos sensibles ni datos de niños, niñas o adolescentes. No incluyas información médica, biométrica, de salud u otra información sensible en campos libres o reseñas. Si un negocio necesita tratar datos sensibles o datos de menores, debe revisar antes la base legal, las autorizaciones y las medidas reforzadas exigidas por la ley. El tratamiento de datos de menores debe respetar su interés superior y sus derechos.
5. Derechos de los titulares
Si Smartlab es responsable de tus datos, puedes:
- Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
- Solicitar prueba de la autorización, cuando proceda.
- Preguntar cómo se usan tus datos y ser informado sobre ese uso.
- Solicitar la supresión de tus datos o revocar la autorización cuando sea legalmente procedente.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), después de agotar el trámite de consulta o reclamo ante el responsable.
Si se trata de una cita o de datos gestionados por un negocio, ese negocio es el responsable y debe atender tus derechos. Puedes escribirnos y trasladaremos la solicitud al negocio correspondiente. Consulta la guía de derechos y PQR.
6. Canal y procedimiento para consultas y reclamos
Envía tu solicitud a soporte@smartlabcol.com. Incluye tu nombre, cómo podemos contactarte, el derecho que deseas ejercer, una explicación clara y los datos que permitan ubicar el registro. Si actúas por otra persona, adjunta prueba de representación. No envíes contraseñas ni PIN. Smartlab podrá pedir información adicional razonable para verificar tu identidad.
Consultas
Smartlab responderá las consultas dentro de diez (10) días hábiles desde su recepción. Si no es posible responder en ese plazo, te informará el motivo y la nueva fecha, que no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales.
Reclamos
Si pides corregir, actualizar o suprimir datos, revocar una autorización o señalas un posible incumplimiento, tramitaremos tu solicitud como reclamo. Si está incompleta, te pediremos que la completes dentro de los cinco (5) días siguientes. Si no recibimos la información requerida, podrá entenderse desistida en los términos de la ley. El plazo de respuesta es de quince (15) días hábiles desde el día siguiente a recibir el reclamo completo. Si no es posible responder en ese plazo, te informaremos el motivo y la nueva fecha, que no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales. Cuando corresponda, marcaremos el registro como “reclamo en trámite”.
Si el responsable es un negocio, Smartlab remitirá la solicitud a ese negocio y te lo comunicará cuando tengamos tus datos de contacto. El negocio atenderá el trámite como responsable.
7. Proveedores y tratamiento internacional
Para operar el servicio, Smartlab puede usar proveedores que alojan información o prestan funciones técnicas, entre ellos Google (Google Workspace, Sheets, Apps Script, Drive y Google Wallet), Cloudflare (alojamiento y red), Meta (WhatsApp Business) y Apple (Apple Wallet). Según el servicio y la ubicación de sus sistemas, estos proveedores pueden tratar datos fuera de Colombia. Smartlab procurará formalizar las condiciones de transmisión o transferencia que exija la ley y aplicar las garantías correspondientes.
Cuando Smartlab actúa como encargado, estos proveedores pueden actuar como subencargados para prestar las funciones solicitadas por el negocio. El negocio autoriza su participación dentro del servicio, sujeto al acuerdo de transmisión aplicable. Los avisos por WhatsApp dependen de la configuración del negocio y de las reglas de Meta.
8. Seguridad y almacenamiento en el navegador
Smartlab aplica medidas administrativas y técnicas razonables para proteger los datos contra pérdida, acceso, uso o divulgación no autorizados. Ninguna transmisión o almacenamiento digital está libre de riesgos. El negocio también debe proteger sus PIN, limitar accesos y mantener actualizada la información de su equipo.
El navegador puede guardar localmente el logo, nombre y color del negocio para cargar más rápido su página, y el panel puede guardar información de quién inició sesión para mantener la experiencia de uso. El sitio de Smartlab utiliza Google Fonts. Consulta la política de cookies y almacenamiento local.
9. Vigencia y conservación
Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas, prestar el servicio, atender solicitudes y cumplir obligaciones legales o contractuales. Los datos de clientes finales tratados como encargado se devolverán o suprimirán conforme a las instrucciones del negocio al terminar el servicio, salvo que una obligación legal exija conservarlos. Los datos de negocios y prospectos podrán conservarse mientras exista una relación o interés legítimo y durante los plazos legales aplicables. La base de datos se mantendrá vigente mientras subsistan las finalidades o deberes de conservación y se depurará cuando ya no sea necesaria, conforme a la ley.
10. Cambios y autoridad
Publicaremos las actualizaciones de esta política indicando su vigencia. La autoridad de protección de datos personales en Colombia es la Superintendencia de Industria y Comercio. Puedes presentar una queja ante la SIC después de agotar el trámite ante el responsable.
Consulta el servicio y sus términos, el aviso de privacidad, la política de cookies y cómo ejercer tus derechos.